Zarządzanie projektami

Złoty trójkąt

08.06.2017 r. | Zarządzanie projektami

Spotkaliście się kiedyś z popularnym dowcipem inżynierów, skierowanym - jakżeby inaczej - w stronę kierowników projektów?

 Możesz mieć to zrobione dobrze, szybko lub tanio. Wybierz dwa.

I tu się zaczyna wyzwanie dla menedżerów, którzy powinni utrzymać wszystkie parametry projektu w równowadze. Brzmi prosto? Niestety, tylko brzmi.

TRÓJKĄT PROJEKTU

W planie każdego projektu określa się czas jego trwania, koszty i dostępność zasobów (ludzi, sprzętu, itp. koniecznych do zrealizowania celu projektu) przy zachowaniu odpowiedniej jakości.

Żelazny trójkąt, złoty trójkąt, trójkąt potrójnego ograniczenia - jest to nic innego jak graficzne ujęcie aspektów projektu, o których wyżej wspomniałam, czyli czas, zakres, budżet i jakość. W każdym projekcie muszą one być zrównoważone, żeby projekt przebiegał prawidłowo.

Równoboczny trójkąt projektu jest ilustracją systemu w stanie równowagi, ale to tak jakby opisywać równanie Bernoullego tylko dla cieczy idealnej. Projekt znajduje się w równowadze tylko przy zakończeniu fazy planowania, po zatwierdzeniu budżetu i odpowiednich zasobów, a zanim zostaną zaczęte prace nad projektem.

 

ZAKRES PROJEKTU

Zakres prac (specyfikacja funkcjonalna, formularz projektu) to dokument określający granice projektu. Zakres projektu stanowi bazę do określenia prac projektowych oraz definiuje dokładnie co ma zostać wykonane, ale uwaga: również to, co w projekcie nie zostanie wykonane. Inaczej jest to zestaw czynności, które są niezbędne do osiągnięcia głównego celu.

 

KOSZTY

Koszt wyrażony w jednostkach pieniężnych (chciałbyś, żeby za Twoją pracę ktoś płacił w pomidorkach?) jest określony w budżecie projektu. Co jest ważne, budżet definiuje się (limituje) dla projektu jako całości, ale i dla jego głównych etapów. Kiedy klient określa wyraźnie górną granicę budżetu, dostosowuje się zakres projektu tak, żeby tego limitu nie przekroczyć. Logiczny jest więc wniosek, że zakres projektu zależy od budżetu i odwrotnie – do tego stwierdzenia nie potrzeba Ci żadnego kursu.

 

CZAS

Zazwyczaj to klient mówi, na kiedy ma być projekt gotowy, czyli określa ramy czasowe projektu. Czas realizacji projektu jest również powiązany z budżetem – można go skrócić, ale zwykle wymaga to zwiększenia nakładów finansowych (dodatkowi pracownicy, lepsza technologia, itp.).

Czas upływa bez względu na to, jak się go zużywa. Kierownicy projektów dążą do najbardziej wydajnego wykorzystania czasu przeznaczonego na projekt, cały czas mając na uwadze osiągnięcie celu – wykonania pracy w określonym terminie.

 

JAKOŚĆ

Jakoś to będzie? Nie przy dobrym zarządzaniu projektem, a to znów wymaga inwestycji w program zarządzania jakością, niezależnie od tego, czy chodzi o jakość dostarczanego produktu (m.in. przedmioty, oprogramowanie, procesy biznesowe), czy o jakość samego procesu zarządzania.

Dobrze zarządzanie jakością jest kosztowne i nie dopuszcza żadnych kompromisów, za to zwiększa prawdopodobieństwo sukcesu – zadowolenia klienta. Niestety, zarządzanie jakością nadal jest marginalizowane w wielu projektach, niezależnie od ich skali. Ale dobry kierownik projektu się nie poddaje tak łatwo i ciągle dąży do udoskonaleń!

 

 

KIEDY TRÓJKĄT GUBI SWĄ SYMETRIĘ

Wkrótce po rozpoczęciu prac nad projektem trójkąt przestaje być równoboczny. W każdej chwili może zadzwonić klient i dodać wymagania, których nie ujęliśmy w fazie planowania, mogą zmienić się uwarunkowania rynkowe – trzeba będzie skrócić czas trwania projektu lub nagle z zespołu odejdzie kluczowy pracownik.

Każde takie zdarzenie zaburza równowagę systemu, nie da się zmienić żadnego z aspektów projektu bez zmiany co najmniej jednego z pozostałych – zdążyłeś się już chyba o tym przekonać.

Dla potrzebujących matematycznego zapisu, współoddziaływanie na siebie opisuje równanie, gdzie koszty projektu (K) są funkcją jakości produktu (J), zakresu projektu (Z) oraz czasu (C) (za: Trocki, M., 2012, Nowoczesne zarządzanie projektami, s. 22):

K = f(J,Z,C)

 

TRÓJKĄT PROJEKTU W PRAKTYCE

Projekty to dynamiczne, skomplikowane systemy, które należy równoważyć. I chociaż wszystko da się sprowadzić do kosztów, to kierownik projektu musi podejść indywidualnie do zasobów.  

Mając pod opieką projekt kontrolujesz wykorzystanie zasobów i pilnujesz harmonogramu. Zarządzający firmą kontroluje koszty i zapewnia konieczne zasoby, a klient kontroluje zakres projektu, terminy i jakość dostarczanego produktu. Jesteś więc w obszarze trzech zakresów kontroli, które wyznaczają Twoją odpowiedzialność.

Masz zbudowany zespół projektowy, który odpowiada za sposób wykorzystania czasu, pieniędzy oraz innych zasobów. Gdy pojawia się problem, musisz pamiętać, by nie wychodzić poza swój obszar kontroli – w tym pomoże Ci właśnie trójkąt projektu, mówi Ci, kto za co odpowiada.

Każdemu z parametrów możesz nadać określony priorytet (do tego celu stosuje się macierz kompromisów). Przydaje się to przy prośbach o zmianę zakresu projektu. Gdy wpłynie wniosek o zmianę zakresu, sporządzany jest PIS (project impact statement, deklaracja skutków dla projektu). Dokument ten przedstawia różne sposoby wprowadzenia zmian proponowanych przez klienta. Każdą możliwość rozpatruje się w drodze analizy trójkąta zakresu i rozważa się dalsze kroki (ostatnim krokiem jest przeważnie kontakt z klientem i prośba o więcej czasu lub pieniędzy albo prośba o ograniczenie zakresu projektu).

 

NIE JESTEŚ NA TO ZA MĄDRY?

Mimo, że ta jedna z najprostszych figur geometrycznych obrazuje pozornie niewiele aspektów projektu, to stanowi potężne narzędzie w zarządzaniu projektami. Jeśli chcesz osiągnąć satysfakcję klienta (co jest celem każdego projektu), trójkąt ograniczeń będzie dla Ciebie nieocenioną pomocą.

Dodaj komentarz:

* Autor:
* Treść:

Komentarze:

Nie dodano jeszcze komentarzy.

© 2017 Inżynieria sanitarna, gospodarka wodna - Michalina Kotowicz-Manko.
Kopiowanie materiałów zabronione.